Gdzie jest numer faktury na paragonie? Odpowiadamy na pytania

Wiele osób zastanawia się, gdzie dokładnie na paragonie znajduje się numer faktury. Ten artykuł rozwiewa wszelkie wątpliwości, dostarczając niezbędnej wiedzy na temat lokalizacji tego numeru oraz jego znaczenia w kontekście podatkowym.

Gdzie szukać numeru faktury na paragonie?

Wiele osób poszukuje numeru faktury na paragonie, mylnie zakładając, że jest on łatwo widoczny i opisany. Faktem jest, że kasy fiskalne nie oznaczają wprost tego numeru jako „numer faktury”. Aby go poprawnie zidentyfikować, trzeba wiedzieć, które oznaczenie na paragonie jest numerem paragonu fiskalnego, a które tylko numerem wydruku.

Numer fiskalny będący numerem faktury uproszczonej zazwyczaj znajduje się w sekcji fiskalnej paragonu. Jest to element umieszczony po łącznej wartości sprzedaży brutto i oznaczeniu waluty, ale przed numerem kasy oraz oznaczeniem kasjera. To właśnie ten numer jednoznacznie identyfikuje paragon, a przy spełnieniu określonych warunków także pełni funkcję faktury uproszczonej.

Numer paragonu fiskalnego znajduje się zazwyczaj w lewym dolnym rogu paragonu. Jest to numer używany dla celów raportu dobowego, a nie numer wydruku z prawego górnego rogu.

Kiedy paragon staje się fakturą uproszczoną?

Aby paragon mógł zostać uznany za fakturę uproszczoną, muszą zostać spełnione pewne warunki. Przede wszystkim, wartość całkowita brutto na paragonie nie może przekroczyć 450 zł (lub równowartości 100 euro). Dodatkowo, paragon musi zawierać numer identyfikacji podatkowej nabywcy oraz numer paragonu fiskalnego.

Numer wydruku, zazwyczaj umieszczony w prawym górnym rogu, to jedynie kolejny numer wydruku i nie spełnia funkcji identyfikacyjnej faktury uproszczonej. Brak odrębnego numeru faktury na paragonie nie wyklucza go jako faktury uproszczonej, o ile spełnia on pozostałe warunki.

• Kwota brutto na paragonie nie przekracza 450 zł lub 100 euro.
• Paragon zawiera NIP nabywcy.
• Paragon posiada kolejny numer paragonu fiskalnego.
• Brak odrębnego numeru faktury nie wymusza wystawienia pełnej faktury VAT.

Numer paragonu a numer wydruku – różnice

Warto zwrócić uwagę na różnice pomiędzy numerem paragonu fiskalnego a numerem wydruku. Numer wydruku, umieszczony w prawym górnym rogu obok daty, służy jedynie do porządkowania dokumentów i nie jest numerem faktury. Natomiast numer fiskalny, będący numerem faktury uproszczonej, znajduje się w dolnej części paragonu.

Rozporządzenie wskazuje, że numerem tym jest „kolejny numer paragonu fiskalnego”. Dokładne położenie tego numeru na wydruku może się różnić w zależności od używanej kasy fiskalnej, ale zazwyczaj jest to numer umieszczony poniżej pozycji „SUMA PLN”.

W przypadku wątpliwości co do numeru paragonu najlepiej skontaktować się z wystawcą paragonu, który wskaże, który z numerów jest numerem fiskalnym.

Praktyczne wskazówki dla różnych kas fiskalnych

Różne modele kas fiskalnych mogą różnić się układem wydruku, co może wpływać na lokalizację numeru paragonu fiskalnego. Wiele sieci handlowych, takich jak Kaufland, umieszcza numer faktury uproszczonej kilka linijek poniżej pozycji „SUMA PLN”.

Numer ten często poprzedzony jest skrótem „nr sys.” lub „nr transakcji” i składa się z bloków cyfr oddzielonych myślnikami. Warto zwrócić uwagę na to oznaczenie, aby prawidłowo zidentyfikować numer paragonu fiskalnego.

Jak zaksięgować paragon z NIP w ewidencji?

Samo posiadanie paragonu z NIP nie jest wystarczające do jego prawidłowego zaksięgowania. Najpierw trzeba ustalić, czy ten paragon spełnia warunki faktury uproszczonej. Jeśli tak, można go ująć w rejestrze VAT zakupów oraz podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR).

Przy księgowaniu należy wprowadzić datę wystawienia paragonu, nazwę sprzedawcy, wartość netto i VAT oraz numer paragonu fiskalnego. Jeżeli paragon z NIP nabywcy spełnia warunki faktury uproszczonej, jego numer wpisuje się w ewidencji VAT jako numer faktury i w takiej postaci wykazuje w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/JPK_V7K.

• Wprowadzenie daty wystawienia paragonu.
• Podanie nazwy sprzedawcy.
• Wpisanie wartości netto i VAT.
• Ujęcie numeru paragonu fiskalnego jako numeru faktury.

Przykład praktyczny

Przykładowo, przedsiębiorca zakupił materiały biurowe za 300 zł brutto i podał swój NIP. Sprzedawca wystawił paragon z NIP nabywcy. W dolnej części paragonu, pod pozycją „SUMA PLN”, znajduje się ciąg cyfr zaczynający się od „nr sys. 03-21-456789”.

Ten numer jest numerem paragonu fiskalnego i zostaje wprowadzony do ewidencji VAT jako numer faktury. Ponieważ kwota nie przekracza 450 zł, dokument spełnia warunki faktury uproszczonej. Przedsiębiorca rejestruje w swoim programie księgowym koszt netto (243,90 zł), podatek VAT (56,10 zł) i numer paragonu.

Co warto zapamietać?:

• Numer faktury uproszczonej znajduje się w sekcji fiskalnej paragonu, zazwyczaj poniżej wartości brutto.
• Aby paragon stał się fakturą uproszoną, jego wartość nie może przekraczać 450 zł (lub 100 euro) i musi zawierać NIP nabywcy oraz numer paragonu fiskalnego.
• Numer paragonu fiskalnego jest inny niż numer wydruku; ten drugi służy tylko do porządkowania dokumentów.
• Przy księgowaniu paragonu z NIP należy wprowadzić datę, nazwę sprzedawcy, wartość netto, VAT oraz numer paragonu jako numer faktury.
• W przypadku wątpliwości co do lokalizacji numeru paragonu, warto skontaktować się z wystawcą paragonu.