E-paragon: od kiedy można go wystawiać i jak to działa?

Wprowadzenie e-paragonów to istotna zmiana w sposobie dokumentowania zakupów, która zaczyna zdobywać coraz większą popularność w Polsce. To nowoczesne rozwiązanie przynosi wiele korzyści zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców, eliminując potrzebę wydruku tradycyjnego paragonu papierowego. Jak dokładnie działa ten system i od kiedy możemy z niego korzystać?

Co to jest e-paragon?

E-paragon to cyfrowa wersja paragonu fiskalnego, który zastępuje jego tradycyjną, papierową formę. Wydawany jest przez kasę fiskalną online i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Dzięki temu e-paragon ma taką samą moc dowodową jak paragon papierowy i jest uznawany przez organy podatkowe. Taka forma dokumentacji eliminuje konieczność jego fizycznego wydruku, co jest korzystne zarówno dla sprzedawców, jak i dla środowiska.

Warto podkreślić, że e-paragon zawiera te same elementy co paragon papierowy, takie jak: imię i nazwisko podatnika, adres punktu sprzedaży, NIP podatnika, datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową, ilość i wartość sumaryczną sprzedaży, a także oznaczenie „PARAGON FISKALNY”.

E-paragon – od kiedy można go wystawiać?

Możliwość wystawiania e-paragonów została wprowadzona z dniem 15 września 2023 roku na mocy nowelizacji ustawy o VAT, znanej jako pakiet SLIM VAT 3. Aby wystawić e-paragon, sprzedawca musi uzyskać zgodę nabywcy. Zgoda ta może być wyrażona przy akceptacji regulaminu sprzedaży, w momencie dokonywania zakupu lub za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej.

Warto zaznaczyć, że zgoda nabywcy jest kluczowa do wystawienia e-paragonu. Może ona być wyrażona na różne sposoby:

• poprzez akceptację regulaminu sprzedaży,
• w momencie dokonywania zakupu, na przykład poprzez wybór opcji „e-paragon” na kasie fiskalnej,
• za pomocą dedykowanej strony internetowej lub aplikacji, gdzie nabywca wypełnia odpowiedni formularz.

Jak działa aplikacja e-Paragony?

Aplikacja e-Paragony została stworzona przez Ministerstwo Finansów, aby ułatwić zarządzanie elektronicznymi paragonami. Jest to bezpłatna aplikacja, która pozwala na gromadzenie paragonów w formie elektronicznej oraz zarządzanie wydatkami. Wszystkie dane są zapisywane wyłącznie na urządzeniu użytkownika, z możliwością ich przechowywania w chmurze, co zapewnia bezpieczeństwo i dostępność z dowolnego miejsca.

Za pomocą aplikacji e-Paragony użytkownik może również zgłaszać nieprawidłowości związane z paragonami, co dodatkowo podnosi poziom bezpieczeństwa zakupów. Dzięki temu proces wystawiania e-paragonów staje się nie tylko bardziej wygodny, ale także bezpieczny dla wszystkich stron transakcji.

Jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie e-paragonów?

Wprowadzenie e-paragonów przynosi wiele korzyści zarówno dla klientów, jak i dla sprzedawców. Dla nabywców e-paragony oznaczają oszczędność czasu i papieru, łatwość dostępu do dokumentów oraz możliwość ich przechowywania w chmurze. To również minimalizacja ryzyka zgubienia dokumentu oraz łatwiejsza kontrola wydatków dzięki aplikacjom finansowym.

Dla sprzedawców e-paragony to oszczędność kosztów związanych z zakupem papieru termicznego i serwisowaniem drukarek fiskalnych. Automatyczna archiwizacja dokumentów ułatwia spełnienie obowiązków ewidencyjnych, a nowoczesny wizerunek firmy jest doceniany przez klientów. Wprowadzenie e-paragonów jest także krokiem w stronę ochrony środowiska.

Minimalizacja ryzyka zgubienia dokumentu oraz łatwiejsza kontrola wydatków dzięki aplikacjom finansowym to nieocenione korzyści dla nabywców.

Jak wystawić e-paragon?

Do wystawienia e-paragonu niezbędna jest kasa fiskalna online lub wirtualna z dostępem do internetu oraz zgoda nabywcy. Proces ten może odbywać się za pomocą różnych kanałów, w tym SMS, e-mail lub dedykowanej aplikacji mobilnej. Dzięki temu sprzedawcy mogą dostosować sposób dostarczenia e-paragonu do preferencji klienta.

Warto również podkreślić, że od 1 czerwca 2020 roku e-paragony można wystawiać za pomocą kas wirtualnych, które zyskały homologację Ministra Finansów. Takie rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla firm z branży e-commerce i usługowych, które mogą wykorzystać wirtualne kasy do wystawiania e-paragonów w sposób całkowicie elektroniczny.

Integracja z systemami sprzedażowymi

Wiele firm decyduje się na integrację e-paragonów z systemami sprzedażowymi, co pozwala na automatyzację procesu fiskalizacji i ułatwia zarządzanie sprzedażą. Przykładem takiego rozwiązania jest system enova365, który umożliwia wystawianie e-paragonów w integracji z platformą eparagony.pl. Dzięki temu, wszystkie dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej i dostępne do wglądu w systemie.

Platforma HUB Paragonowy

Jednym z narzędzi wspierających wystawianie e-paragonów jest platforma HUB Paragonowy, która została udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia ona wystawianie e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla sprzedawców, którzy chcą zautomatyzować proces fiskalizacji i dostarczyć e-paragony w sposób szybki i bezpieczny.

Platforma HUB Paragonowy umożliwia wystawianie e-paragonów z wykorzystaniem kodu kreskowego generowanego w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.

Co warto zapamietać?:

• E-paragon to cyfrowa wersja paragonu fiskalnego, wprowadzona w Polsce od 15 września 2023 roku, uznawana przez organy podatkowe.
• Wystawienie e-paragonu wymaga zgody nabywcy, którą można wyrazić na kilka sposobów, w tym poprzez akceptację regulaminu sprzedaży.
• Aplikacja e-Paragony, stworzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwia zarządzanie e-paragonami oraz zgłaszanie nieprawidłowości, zapewniając bezpieczeństwo danych.
• Korzyści z wprowadzenia e-paragonów obejmują oszczędność czasu i papieru dla klientów oraz redukcję kosztów dla sprzedawców, a także pozytywny wpływ na środowisko.
• Integracja e-paragonów z systemami sprzedażowymi, takimi jak enova365, oraz platformą HUB Paragonowy, ułatwia automatyzację procesu fiskalizacji.