E-paragon: od kiedy można go wystawiać i jak działa?

Wprowadzenie e-paragonów stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji handlu i usprawnienia procesów sprzedaży. Dzięki nim możliwe jest nie tylko oszczędzanie papieru, ale także ułatwienie zarządzania dokumentacją zakupową. W artykule przyjrzymy się, jak działa e-paragon, od kiedy można go wystawiać oraz jakie korzyści niesie za sobą jego wdrożenie.

Czym jest e-paragon?

E-paragon to elektroniczny dokument fiskalny, który zastępuje tradycyjny paragon papierowy. Jest on wystawiany przez kasę fiskalną online i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). W przeciwieństwie do tradycyjnego paragonu, e-paragon nie wymaga wydruku, co czyni go bardziej ekologicznym i wygodnym rozwiązaniem.

Elektroniczny paragon zawiera te same informacje, co jego papierowy odpowiednik. Wśród nich znajdziemy nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, numer NIP, datę oraz godzinę sprzedaży, a także szczegółowe dane dotyczące zakupionych towarów lub usług i wartości podatków. Warto podkreślić, że e-paragon ma taką samą moc dowodową jak paragon papierowy i jest uznawany przez organy podatkowe.

Od kiedy można wystawiać e-paragony?

Podstawą prawną umożliwiającą wystawianie e-paragonów jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja ustawy o VAT z 26 maja 2023 roku. Zgodnie z tymi przepisami, e-paragony można wystawiać od 15 września 2023 roku. Jest to możliwe dzięki platformie HUB Paragonowy oraz aplikacji mobilnej e-paragony 2.0, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Wprowadzenie e-paragonów wiąże się z koniecznością uzyskania zgody nabywcy. Może ona być wyrażona podczas dokonywania zakupu, poprzez akceptację regulaminu sprzedaży lub za pośrednictwem aplikacji bądź strony internetowej. Zgoda ta umożliwia sprzedawcy przesyłanie paragonu w formie elektronicznej, co przyczynia się do zwiększenia wygody zarówno dla klientów, jak i przedsiębiorców.

Jak działa aplikacja e-Paragony?

Aplikacja e-Paragony, stworzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwia zarządzanie wydatkami oraz zgłaszanie nieprawidłowości. Jest to narzędzie bezpłatne i w pełni bezpieczne, które nie gromadzi danych o aktywności użytkownika. Informacje są zapisywane jedynie w pamięci urządzenia użytkownika, z możliwością ich przechowywania w chmurze.

Dzięki aplikacji e-Paragony, użytkownik ma możliwość synchronizacji danych na różnych urządzeniach oraz ich bezpiecznego przechowywania. Takie rozwiązanie ułatwia kontrolę wydatków, minimalizuje ryzyko utraty dokumentów oraz pozwala na szybkie reagowanie w przypadku reklamacji lub zwrotów.

Jak wystawić e-paragon?

Aby wystawić e-paragon, sprzedawca musi dysponować kasą fiskalną online lub wirtualną, która jest podłączona do internetu oraz posiadać zgodę nabywcy na jego wystawienie. Wydanie e-paragonu może nastąpić przez SMS, e-mail lub za pośrednictwem aplikacji mobilnej. Proces ten jest prosty i szybki, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów związanych z obsługą klienta.

W przypadku sprzedawców korzystających z systemu wFirma.pl, możliwe jest elektroniczne wystawianie e-paragonów za pośrednictwem platformy eparagony.pl. Użytkownicy mogą generować e-paragony i wysyłać je mailem do nabywcy, co ułatwia zarządzanie dokumentacją sprzedażową.

Elementy wymagane na e-paragonie

E-paragon, podobnie jak jego papierowy odpowiednik, musi zawierać określone elementy, które potwierdzają dokonanie transakcji. Do najważniejszych z nich należą:

• Nazwa podatnika oraz adres punktu sprzedaży,
• Numer NIP podatnika,
• Data, godzina i minuta sprzedaży,
• Nazwa „Paragon fiskalny”,
• Szczegółowe dane dotyczące towarów lub usług,
• Wartości podatków i łączna wartość sprzedaży brutto.

Korzyści z wdrożenia e-paragonów

Wdrożenie e-paragonów niesie za sobą szereg korzyści zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Dla sprzedawców oznacza to oszczędność na kosztach związanych z zakupem papieru termicznego, taśm do drukarek oraz serwisowaniem drukarek fiskalnych. Nowoczesne rozwiązanie pozwala również na automatyczną archiwizację dokumentów, co ułatwia spełnienie obowiązków ewidencyjnych.

Klienci z kolei doceniają łatwość dostępu do e-paragonów, możliwość ich przechowywania w chmurze oraz wykorzystania ich w przypadku zwrotów czy reklamacji. Elektroniczna forma dokumentu eliminuje problem blaknięcia wydruków oraz ich zagubienia, co jest istotne w przypadku kontroli skarbowych.

Ekologiczne aspekty e-paragonów

Jednym z najważniejszych aspektów związanych z wprowadzeniem e-paragonów jest korzyść ekologiczna. Brak konieczności drukowania paragonów papierowych przyczynia się do ochrony środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych.

Wprowadzenie e-paragonów to krok w stronę cyfryzacji i minimalizacji śladu węglowego, co jest obecnie szczególnie doceniane przez świadomych ekologicznie klientów.

Podsumowanie

E-paragony to nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie dokumentacją zakupową oraz przyczynia się do ochrony środowiska. Ich wdrożenie przynosi korzyści zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców, zmniejszając koszty operacyjne i ułatwiając kontrolę wydatków. Dzięki nim możliwe jest również zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz usprawnienie procesów sprzedażowych.

Co warto zapamietać?:

• E-paragon to elektroniczny dokument fiskalny, który zastępuje tradycyjny paragon papierowy i jest wystawiany przez kasę fiskalną online.
• Możliwość wystawiania e-paragonów wprowadzono od 15 września 2023 roku na podstawie nowelizacji ustawy o VAT (pakiet SLIM VAT 3).
• Aby wystawić e-paragon, sprzedawca musi mieć kasę fiskalną online oraz zgodę nabywcy, a dokument może być przesyłany przez SMS, e-mail lub aplikację mobilną.
• Korzyści z wdrożenia e-paragonów obejmują oszczędności na papierze, automatyczną archiwizację dokumentów oraz łatwiejsze zarządzanie wydatkami przez klientów.
• E-paragony przyczyniają się do ochrony środowiska poprzez zmniejszenie zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych, co jest doceniane przez świadomych ekologicznie klientów.